Operationele controles zijn niet per se ‘populair’ in de zin van dat mensen ze graag uitvoeren of dat ze als een leuk aspect van bedrijfsvoering worden beschouwd. Echter, ze zijn wel van vitaal belang en worden algemeen erkend als een noodzakelijk onderdeel van effectief risicobeheer en goede bedrijfspraktijken.

 

Een operationele controle is een proces waarbij de activiteiten en processen binnen een organisatie worden geëvalueerd en beoordeeld om ervoor te zorgen dat ze efficiënt, effectief en in overeenstemming zijn met de doelstellingen en beleidslijnen van de organisatie. Het doel van operationele controles is om risico’s te identificeren, naleving van procedures te waarborgen, inefficiënties te minimaliseren en de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.

 

OPERATIONELE CONTROLES

In veel sectoren, met name in gereguleerde industrieën zoals de financiële sector, de gezondheidszorg en de voedselindustrie, zijn operationele controles verplicht vanwege wettelijke vereisten en regelgeving. Organisaties zijn verplicht om bepaalde operationele controles in te voeren en te handhaven om te voldoen aan de wet- en regelgeving en om de integriteit en veiligheid van hun activiteiten te waarborgen.

 

Hoewel het implementeren en handhaven van operationele controles soms als een administratieve last kan worden beschouwd, zijn ze van cruciaal belang voor het identificeren en beheren van risico’s, het waarborgen van de naleving van regelgeving, het minimaliseren van operationele inefficiënties en het verbeteren van de algehele operationele prestaties van een organisatie.

 

Operationele controles kunnen verschillende vormen aannemen, waaronder interne audits, procesevaluaties, prestatie-indicatoren, en continue monitoring van activiteiten. Deze controles kunnen zowel routinematig als ad-hoc worden uitgevoerd, afhankelijk van de behoeften van de organisatie en de aard van de activiteiten die worden gecontroleerd.

 

DOELSTELLINGEN

De doelstellingen van een operationele controle zijn gericht op het verbeteren van de efficiëntie, effectiviteit en naleving van operationele processen binnen een organisatie. Enkele specifieke doelen van operationele controle zijn:

 

IDENTIFICATIE EN CORRECTIE VAN OPERATIONELE INEFFICIËNTIES

Operationele controles zijn gericht op het identificeren van inefficiënties in operationele processen, zoals verspilling van middelen, vertragingen in processen of overbodige stappen. Door deze inefficiënties te identificeren en te corrigeren, kunnen organisaties kosten besparen en de productiviteit verhogen.

 

VERBETERING VAN DE KWALITEIT VAN PRODUCTEN EN DIENSTEN

Operationele controles zijn ook gericht op het waarborgen van de kwaliteit van producten en diensten die door de organisatie worden geleverd. Door nauwlettend toezicht te houden op operationele processen kunnen afwijkingen of gebreken worden geïdentificeerd en gecorrigeerd, waardoor de klanttevredenheid wordt verhoogd en de reputatie van de organisatie wordt verbeterd.

 

RISICOBEHEER

Operationele controles spelen een belangrijke rol bij het identificeren en beheren van operationele risico’s binnen een organisatie. Door middel van controlemaatregelen kunnen potentiële risico’s worden geïdentificeerd en geminimaliseerd, waardoor de organisatie beter voorbereid is op onvoorziene gebeurtenissen die de operationele activiteiten kunnen verstoren.

 

NALEVING VAN REGELGEVING EN BELEID

Operationele controles zijn ook gericht op het waarborgen van naleving van wet- en regelgeving, interne beleidslijnen en procedures binnen de organisatie. Door te controleren of operationele processen voldoen aan de geldende normen en richtlijnen, kunnen organisaties boetes, juridische problemen en reputatieschade voorkomen die kunnen voortvloeien uit niet-naleving.

 

CONTINUE VERBETERING

Een ander belangrijk doel van operationele controles is het bevorderen van continue verbetering binnen de organisatie. Door regelmatig de effectiviteit van operationele processen te evalueren en feedback te verzamelen, kunnen organisaties hun processen voortdurend optimaliseren en hun concurrentiepositie versterken.

 

 

 

HET PROCESS

Het proces van operationele controle omvat typisch het volgende:

 

IDENTIFICATIE VAN TE CONTROLEREN PROCESSEN EN ACTIVITEITEN

Dit omvat het vaststellen van de belangrijkste operationele processen en activiteiten die kritisch zijn voor het behalen van de doelstellingen van de organisatie.

 

VASTSTELLING VAN CONTROLEMAATREGELEN

Nadat de te controleren processen zijn geïdentificeerd, worden controlemaatregelen vastgesteld om risico’s te beheersen, naleving te waarborgen en inefficiënties te minimaliseren. Deze maatregelen kunnen bestaan uit interne controles, procedures, richtlijnen, en standaarden.

 

UITVOERING VAN DE CONTROLEACTIVITEITEN

De daadwerkelijke controleactiviteiten worden uitgevoerd volgens het vastgestelde controleplan. Dit kan onder meer het uitvoeren van controles, audits, reviews, en inspecties omvatten, evenals het verzamelen en analyseren van relevante gegevens en informatie.

 

EVALUATIE VAN CONTROLEBEVINDINGEN

Na de controleactiviteiten worden de bevindingen geëvalueerd en geanalyseerd om tekortkomingen, risico’s en verbetermogelijkheden te identificeren. Deze bevindingen worden vervolgens gerapporteerd aan relevante belanghebbenden binnen de organisatie.

 

OPVOLGING EN CORRECTIEVE ACTIE

Tot slot worden eventuele geïdentificeerde tekortkomingen of risico’s gevolgd door passende corrigerende maatregelen. Dit kan onder meer het implementeren van verbeteringen in processen, procedures, training, of systemen omvatten om de operationele prestaties te verbeteren en toekomstige risico’s te minimaliseren.

 

CONCLUSIE

Een operationele controle is een essentieel proces voor organisaties om de efficiëntie, effectiviteit, naleving en kwaliteit van hun operationele activiteiten te waarborgen.

 

Terwijl operationele controles misschien niet ‘populair’ zijn in de traditionele zin van het woord, worden ze serieus genomen vanwege hun belangrijke rol bij het beschermen van organisaties tegen risico’s en het bevorderen van naleving en efficiëntie. Het stelt organisaties in staat om risico’s te identificeren, processen te verbeteren en hun prestaties te optimaliseren om de doelstellingen van de organisatie te bereiken en hun concurrentiepositie versterken.

 

Link to the English version, and the Spanish version

 

The images used in this article belong to their original creators.